5 conseils pour bien utiliser votre agenda électroniquePuisqu’on a toujours 1000 choses à faire et que les journées ne durent que 24 heures, une bonne organisation personnelle est essentielle. Avec une gestion du temps efficace, on accomplit plus de tâches, en étant plus satisfait et surtout moins stressé 🙂 Pour cela, un petit coup de pouce n’est pas de refus : à ce niveau, mon grand allié est le calendrier / agenda électronique ! Cet outil m’est indispensable au quotidien, pour gérer mon emploi du temps professionnel et privé. Mais avoir un calendrier ne fait pas tout : pour être vraiment utile, il doit être utilisé correctement. Voici donc mes conseils pratiques pour bien vous servir d’un agenda électronique !

1.      Utilisez un seul calendrier électronique

Mon premier conseil est de n’utiliser qu’un seul calendrier. Ce point me semble essentiel pour éviter les doublons ou les oublis. Veillez à bien y inscrire tous vos rendez-vous, activités, pense-bêtes et autres tâches à ne pas manquer. J’insiste sur l’importance de noter TOUS vos événements, aussi bien professionnels que personnels. Cela vous évitera de fixer un rendez-vous chez le docteur à l’heure de votre vidéoconférence !

Personnellement, j’utilise Google Calendar, un agenda gratuit accessible depuis un compte Gmail. Cet outil a certes ses limites, mais il me convient tout à fait car je n’ai besoin que de fonctions basiques. L’agenda Google permet par exemple de créer plusieurs calendriers en un, de planifier des tâches récurrentes, d’enregistrer des événements journaliers, d’associer une couleur à un emplacement, de personnaliser les notifications et d’envoyer des invitations à des réunions.

2.      Complétez votre agenda : mode Tetris activé

Évidemment, un agenda électronique n’est utile et efficace que si vous l’utilisez. Mon deuxième conseil est donc de le remplir scrupuleusement en y notant chacun de vos événements. Idéalement, complétez votre calendrier au fur et à mesure pour ne rien oublier. En fin de journée, vous ne vous souviendrez plus forcément de l’heure exacte d’un rendez-vous pris dans la matinée pour le mois suivant ! De même, enregistrez vos pense-bêtes dans votre agenda dès que l’idée vous vient à l’esprit ; n’attendez pas, vous risquez de l’oublier 😉

🕑 Estimez la durée de vos tâches

D’une part, il faut évaluer la durée approximative de chaque événement, pour compléter votre calendrier de manière cohérente. À ce niveau, je n’ai pas d’astuce particulière ; le mieux est de vous baser sur votre propre expérience.

Généralement, il est facile d’estimer le temps nécessaire pour les tâches régulières ou familières. Quelques récurrences suffiront à évaluer leur durée. Pour les événements plus inédits ou ceux qui impliquent des facteurs indépendants de votre volonté (rendez-vous client, déjeuner entre amis, examen médical, etc.), prévoyez large !

Et surtout, n’oubliez pas de compter les temps de trajet (aller et retour) pour chacun de vos déplacements ! Si un rendez-vous a lieu à 15 minutes de chez vous, mieux vaut prévoir 35 à 40 minutes pour éviter les mauvaises surprises.

🗓️ Organisez vos tâches dans le bon ordre

D’autre part, lorsque vous remplissez votre calendrier, organisez vos événements dans le bon ordre. C’est-à-dire :

  • Planifiez d’abord les plus grosses tâches, celles qui demandent le plus temps et bloquent donc des créneaux plus longs. Insérez ensuite les activités les moins chronophages. Si vous faîtes l’inverse, vos petites tâches vont saturer votre agenda et vous manquerez de temps pour les plus importantes. C’est le fameux concept des « gros cailloux ».
  • Si certaines activités nécessitent des conditions particulières (effort physique, concentration, créativité, etc.), réservez-leur le moment de la journée où vous êtes le plus en forme.
  • Bien sûr, tenez compte des priorités et des urgences. Si une tâche doit être réalisée rapidement et qu’une autre peut être reportée, déplacez la seconde pour caser la première.
  • Lorsque vous avez des délais à respecter, vous pouvez même enregistrer la date limite (éventuellement complétée de rappels intermédiaires) dans votre agenda.

Et surtout, en cas de changement de programme, mettez bien votre calendrier à jour ! Votre agenda n’est pas figé, au contraire. Il doit évoluer en fonction des projets, des urgences, des imprévus, etc. Alors n’hésitez pas à réorganiser vos tâches dès que besoin !

Organisez vos tâches dans le bon ordre

3.      Des événements clairs en un coup d’œil

Utiliser un agenda électronique est censé vous faire gagner du temps et vous aider à (mieux) vous organiser. Il est donc important que toutes les informations que vous y entrez soient aussi claires que possible. En voyant une tâche dans votre calendrier, vous devez savoir précisément de quoi il s’agit, dès le premier coup d’œil.

🔤 Créez des intitulés explicites

D’abord, chaque événement créé dans votre agenda doit être clair et explicite. À commencer par son intitulé, le premier élément que vous voyez. Voici ma technique pour nommer les événements liés à mes projets professionnels :

  • Je note les initiales du client entre parenthèses, puis la tâche exacte. Par exemple : « (XY) article 500 mots 1 » ou « (YZ) envoi mail de relance ».
  • Sur le même principe, j’écris « ALIBI xxx » pour les tâches liées à ce blog ou à mon site professionnel.
  • Pour les événements personnels, je choisis simplement un titre qui me parle immédiatement (« 12h pizzéria Mat / bus 11h45 », « 19h ciné X-Men » ou « réserver hôtel Colmar décembre »).

Et j’ajoute éventuellement des informations complémentaires dans les notes de l’événement. Cela peut être un brouillon de mail, des horaires de train, une liste pense-bête, etc.

Avec cette nomenclature, je gagne un temps fou !

🎨 Vous êtes plutôt visuel ? Adoptez un code couleurs !

Ensuite, pour mieux m’organiser, j’attribue aussi des couleurs spécifiques à chaque type d’activité. Étant très visuelle, j’ai tendance à beaucoup utiliser de symboles et de codes couleurs dans mon organisation – personnelle et professionnelle. Cette astuce m’aide à y voir plus clair, à me repérer en un coup d’œil.

Découvrez donc les coulisses colorées de ma gestion d’agenda :

  • Orange pour les projets clients.
  • Bleu pour la coordination.
  • Rouge pour la facturation.
  • Vert pour les tâches professionnelles plus exceptionnelles.
  • Jaune pour les événements personnels.
  • Violet pour les mémos.
  • Gris pour les anniversaires (oui, c’est important aussi !).

En complément, toujours pour plus de visibilité, je préfère créer les événements de type « informatif » sur toute la journée. Ils se placent alors dans une zone à part (tout en haut de la colonne du jour, sur Google Calendar), sans bloquer visuellement un créneau dans la journée. J’applique cette règle pour les anniversaires, les deadlines, les périodes de vacances scolaires, etc. Bref, pour tous les mémos qui ne nécessitent pas de slot particulier.

Adoptez un code couleurs

4.      Gardez de la marge

Quatrièmement, comme expliqué dans cet article, une bonne gestion du temps nécessite de l’anticipation et un minimum de flexibilité. Traduction : ne remplissez pas votre emploi du temps à 100% !

Concrètement, lorsque je planifie mes activités, j’applique deux astuces très utiles :

  • Je prévois légèrement plus de temps que nécessaire pour chaque tâche. De cette façon, même si je passe 15 ou 30 minutes de plus sur la rédaction d’un article, je ne prends pas forcément du retard pour les suivants.
  • Je réserve aussi des zones tampons entre différents événements. Sur le même principe, elles me permettent d’absorber les éventuelles tâches plus longues. Mais elles m’accordent aussi un peu de temps pour des pauses !

Grâce à ces deux astuces, j’ai de la marge pour les imprévus, les contretemps et les commandes urgentes. Et si aucun ne se présente, j’en profite pour prendre de l’avance sur d’autres tâches, voire pour travailler sur un projet plus exceptionnel. Résultat : moins de stress et plus de réactivité 🙂

5.      Consultez votre agenda électronique !

Pour finir, il ne suffit pas de compléter religieusement votre agenda. Cet outil ne sera réellement utile que si vous le consultez régulièrement. Vérifiez donc votre calendrier pour voir les tâches ou les rendez-vous qui vous attendent dans la journée, dans la semaine et même à plus long terme. Ainsi, vous aurez une meilleure visibilité et pourrez optimiser la gestion de votre temps. Cela vous aidera aussi dans votre planification.

Enfin, pensez à activer les notifications de votre agenda électronique : si votre calendrier est synchronisé sur votre téléphone, c’est encore plus pratique ! Personnellement, j’adapte les notifications en fonction du type d’événement. Par exemple :

Type d’événementNotification
Travail pour un client, tâche administrative, mémoÀ l’heure
Rendez-vous à l’extérieurLa veille, puis 1 heure avant de partir
Rendez-vous téléphonique30 minutes avant
Événement nécessitant une préparation particulière (voyage, réception, achat d’un cadeau, etc.)Plusieurs jours avant
AnniversaireLe matin-même

À vous d’ajuster vos notifications selon vos préférences et vos besoins !

 

J’espère que ces quelques astuces vont aideront à mieux organiser votre agenda électronique ! Personnellement, je les applique depuis plusieurs années déjà (en les ajustant au fil du temps) et j’en suis très satisfaite. Bien sûr, à chacun ses méthodes ; si vous en utilisez d’autres, je suis tout ouïe !

5 conseils pour bien utiliser votre agenda électronique

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